индивидуальные особенности ведения учета, принятые
в организации.
АС СДП устанавливается на имеющиеся в организа-
ции защищенные компьютеры, которые в свою очередь
могут функционировать автономно или быть объедине-
ны в защищенную локальную вычислительную сеть.
В случае наличия в организации нескольких различ-
ных режимно-секретных служб при помощи АС СДП мож-
но наладить между ними взаимодействие посредством
имеющихся в организации защищенных каналов связи.
Использование АС СДП позволяет отказаться от
ведения бумажных журналов и перейти на автома-
тизированный учет, что предусмотрено пунктом 221
Инструкции №3-1.
Автоматизированные и формализованные техно-
логические приемы работы с документами и другими
объектами учета (пакеты, брошюры, рабочие тетради
и пр.), реализованные в АС СДП, позволяют снизить
риски, связанные со сроками исполнения документов,
плановыми проверками и отчетностью, минимизируют
возможные ошибки с документами.
Отдельно следует отметить, что подготовка новых
специалистов режимно-секретных подразделений —
сложный и долгий процесс, т.к. здесь важен практи-
ческий опыт. В случае использования АС СДП, за счет
того, что все процессы формализованы и существуют
строгие алгоритмы заполнения документов и их кон-
троль, процесс обучения новых сотрудников РСП про-
исходит значительно быстрее и эффективнее.
Широкое применение в АС СДП унифицированной
информации на базе словарей и справочников для
заполнения учетных форм позволяет значительно
ускорить работу сотрудников и исключить орфографи-
ческие ошибки при обработке данных.
По проведенным статистическим данным в резуль-
тате внедрения АС СДП в организации происходит
сокращение времени выполнения работ до 30%.
Система обладает простым, интуитивно понятным
интерфейсом.
Технология регистрации документов в АС СДП мак-
симально повторяет последовательность операций при
регистрации документов в традиционных бумажных
журналах и картотеках, что позволяет сотрудникам
быстро адаптироваться к новым условиям работы.
Ядром АС СДП являются два типовых модуля «Дело-
производство» и «Режим». В них реализованы базовые
процедуры ведения учета и контроля секретного дело-
производства и допускной работы. (Таблица 1.)
Внедрение в организации только этих базовых моду-
лей дает следующие преимущества:
•
Формирование единого информационного про-
странства для различных функциональных задач
секретного делопроизводства с целью создания
в дальнейшем системы секретного электронного
документооборота;
•
Укрепление информационного взаимодействия
между различными участками обработки докумен-
тов, обобщение результатов учёта, сбор статистики
работы операторов;
•
Повышение качества принятия управленческих ре-
шений за счет оперативности представления, полно-
ты, достоверности и удобства форматов отображения
информации по исполнительской дисциплине;
•
Автоматизация учета и поиска документов, поруче-
ний и их исполнителей;
•
Предоставление отчетно-справочных материалов
руководителям и сотрудникам РСП с целью контро-
ля хода исполнения документов;
•
Повышение контроля и учета осведомленности
должностных лиц в сведениях, составляющих госу-
дарственную тайну.
Модуль «Делопроизводство» может поставляться
с дополнительными компонентами:
•
модуль «Контроль исполнения» для обеспечения
учета и контроля за ходом исполнения документов
сотрудниками организации;
•
модуль «Штрих-код» для совершенствования систе-
мы контроля и оперативного поиска объектов учета;
Автоматизированные
функции делопроизводства
АС СДП МОДУЛЬ
«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Автоматизированные функции
по обеспечению допуска
должностных лиц и граждан
Российской Федерации
к государственной тайне
АС СДП МОДУЛЬ
«РЕЖИМ»
Учёт входящих секретных
документов и пакетов
Работа с карточками
на допуск сотрудников
организации
Учёт подготовленных
и исходящих секретных
документов
Учет выдачи справок
сотрудникам о допуске по
соответствующим формам
Учёт рабочих тетрадей,
бланков, форм, рабочих
папок, предварительно
учтённых листов и др.
Учет выдачи предписаний
сотрудникам организации
Учёт входящих и исходящих
шифртелеграмм
Учет предписаний
командированных
из других организаций
Учёт дел и работа
с«номенклатурой дел
Ведение журналов учета
справок, предписаний и др.
Учёт уничтожения
и«списания документов,
дел и других носителей
информации
Ведение номенклатуры
должностей сотрудников
организации
Учёт работы исполнителей
с документами, фиксация
резолюций и контроль
исполнения
Определение и настройка
параметров учетной политики
(состав выходных учетных
форм и журналов)
Инвентарный учёт
сброшюрованных
и«технических секретных
документов, секретных
изданий
Подготовка и формирование
справочных и отчетных
материалов
Учёт осведомленности
сотрудников, имеющих
доступ к секретным
документам
Ведение аудита
изменения данных
Обеспечение процедуры
проверки наличия
секретных документов
Ведение аудита печати
выходных документов
Контроль работы
пользователей системы
Может работать отдельно
или во взаимодействии
с«модулем Делопроизводство
АС СДП
Таблица 1.
63
